Como distribuir sua frota de caminhões com base no CEP de entrega?


Planejar a logística de distribuição vai além da necessidade de manter a operação funcionando. Essa atividade é fundamental para que se consigam otimizar os processos, reduzir custos e ainda alcançar mais eficiência. Entretanto, nem sempre as soluções encontradas para aprimorar a área de transportes são as mais viáveis, de um ponto de vista financeiro e operacional.

Pensando nisso, dedicamos este artigo a mostrar como distribuir a frota de caminhões utilizando o CEP de entrega como base. Assim, o processo de roteirização fica mais eficiente e ágil. Para saber como isso é possível, continue com a leitura!

A importância de uma boa logística para a entrega

Durante muito tempo, a logística foi vista apenas como a área responsável pelo transporte de cargas e era altamente operacional. Com o passar do tempo, as empresas foram percebendo o potencial dessa área e como, se bem gerida, ela pode ajudar a alcançar os resultados esperados.

No que diz respeito à entrega, percebeu-se que o processo de distribuição gera altos custos (principalmente em decorrência do gasto com combustível e pneus) e como essa atividade está ligada ao cliente. Com isso, os gestores hoje veem a importância de acompanhar as operações e buscar maneiras de torná-las cada vez mais eficientes.

Em parte, isso se dá pelo fato de que, mesmo que os processos internos sejam bem estruturados, o risco de avarias, extravios e atrasos é grande se o transporte não for otimizado, o que impacta diretamente na satisfação do cliente. Veja alguns benefícios de aprimorar logística para entrega:

Melhor aproveitamento da frota de caminhões

Uma logística eficiente, que envolva o planejamento de cargas, permite realizar o processo de consolidação e garantir que haja mais cargas para compor as rotas. Com isso, há um aproveitamento da frota, reduzindo a capacidade ociosa de cada veículo ao realizar as entregas.

Essa prática, aliada a uma roteirização adequada, permite aproveitar melhor o percurso de entrega, o que, além de otimizar o transporte, ajuda a reduzir os custos fixos desse processo.

Planejamento de rotas

planejamento de rotas consiste na análise das cargas disponíveis para entrega e a avaliação de qual é o percurso mais adequado para que isso seja feito. Essa atividade é fundamental para que se possa programar uma rota otimizada, considerando o gasto com combustível, o trânsito e as restrições de clientes, por exemplo.

Melhor experiência de compras

O serviço de transporte é a etapa final de um processo de venda. Com isso, por mais que as outras sejam bem estruturadas e otimizadas, se as entregas não forem bem planejadas, todo o esforço em agradar o cliente é em vão. Por outro lado, quando a logística está alinhada com a estratégia do negócio, as atividades se tornam mais eficientes, com foco nos resultados.

Redução de custos

redução de custos é um dos maiores objetivos dos gestores. Com um planejamento logístico eficiente, é possível alcançar essa meta. Nesse caso, ela vem por meio de:

  • Redução do gasto com combustível em decorrência de um planejamento eficiente;

  • Melhor aproveitamento da capacidade dos veículos, pois é possível aproveitar melhor o espaço disponível para carregamento;

  • Redução de custos com avarias e extravios, que levam à reposição de um novo produto para os clientes;

  • Redução de custos com trocas e devoluções ocasionadas por erros no envio dos pedidos.

Planejamento fixo de entregas por região

Uma das maneiras de estruturar a logística de distribuição é fazendo um planejamento fixo de entregas por região. Para isso, é preciso dividir a frota por local, de acordo com a área abrangida pelo serviço.

Vantagens

Rotas fixas

Com esse tipo de planejamento, é possível criar rotas (por bairro, por exemplo) e incluir os clientes localizados nesses pontos em cada roteiro. Dessa forma, não é necessário planejar as entregas sempre que houver pedidos disponíveis para a entrega: basta alocá-los à rota definida e acionar o transporte.

Previsibilidade de entregas por meio da utilização de um “calendário”

O “calendário de entregas” funciona como uma espécie de agendamento, em que cada rota é planejada em um dia diferente. Assim, os clientes sabem exatamente quando seus produtos serão entregues. Nesse caso, só é preciso ter o cuidado de definir os dias e frequências de acordo com o volume de vendas na região.

Além de ajudar a desafogar o setor de atendimento, essa escala permite planejar as entregas com uma eficiência ainda maior, fugindo dos horários de pico no trânsito e restrições, por exemplo.

Atendimento periódico dos pontos de entrega

Com o planejamento fixo, aliado à calendarização, os pedidos não ficam muito tempo parados, aguardando um volume razoável, necessário para a realização das entregas. Ou seja, todos os pontos são atendidos periodicamente, mesmo que isso signifique uma frequência quinzenal.

Desvantagens

Para empresas que têm um volume pequeno de entregas, em regiões mais pulverizadas, essa opção pode não ser tão benéfica quanto se espera. Nesses casos, algumas das desvantagens que podem surgir são

Cargas paradas por muito tempo aguardando envio

Se a operação de distribuição em sua empresa contempla pontos diversificados ou pequenos volumes de entrega, isso pode significar um pedido parado por muito tempo até que se consiga consolidar uma quantidade que justifique o custo da entrega.

O problema disso é que o nível de serviço de atendimento de pedidos cai, e os clientes podem ficar insatisfeitos por demorarem a receber seus produtos.

Custo elevado para um transporte dedicado

É possível contornar essa situação utilizando um transporte dedicado, com um carro pequeno, por exemplo; porém, o custo da entrega é maior do que quando se utiliza um veículo grande, otimizando o frete. Isso acontece pois, com vários pontos de atendimento, esse custo é dividido por cada pedido inserido na rota, o que não ocorre no atendimento isolado.

O planejamento fixo por região pode ser uma excelente estratégia para a empresa, mas, antes de ser colocado em prática, é preciso analisar a viabilidade de adotar essa medida, ou se os custos podem comprometer os resultados financeiros.

Como criar rotas de acordo com o CEP de entrega?

É possível criar uma rota simples, utilizando o CEP de entrega. Para que ela seja eficiente, vale a pena considerar alguns pontos:

Fazer uma separação por carro de acordo com a rota de entrega

Se sua frota de veículos é diversificada, o ideal é fazer um planejamento que leve em consideração o volume de cargas e o tipo de carro que será utilizado. Dessa forma, a ocupação dos veículos é otimizada, eliminando os custos causados por rodar com um veículo que não foi carregado aproveitando toda sua capacidade.

Além disso, essa separação ajuda a avaliar melhor o desempenho de cada veículo e motorista na distribuição.

Planejar a quantidade de pedágios cobrados em cada percurso

Dependendo do trajeto que foi traçado, é possível que haja um ou mais pedágios a serem pagos no caminho. Ao elaborar uma rota, é preciso contemplar essas cobranças, pois elas impactam diretamente no custo do frete.

Levantar as dificuldades dos trajetos

Regiões perigosas, restrições de trânsito e fluxo de veículos são algumas das questões que precisam ser levantadas e avaliadas, para que seja possível criar soluções ou levantar alternativas. Essa ação é importante, pois visa reduzir os riscos de roubos, furtos, sequestros, multas e atrasos nas entregas.

Avaliar as particularidades de cada cliente

Alguns clientes fazem exigências específicas, como a definição de um horário determinado para a entrega ou a proibição de veículos que tenham cargas de outras empresas, o que faz com que eles tenham que ser sempre o último ponto de distribuição na rota. Conhecer essas particularidades é importante para que a rota seja planejada de acordo com cada uma delas.

Considerando imprevistos e situações diversas

Por mais que um processo de distribuição seja bem estruturado, existe sempre a possibilidade de ocorrerem situações imprevistas, que podem influenciar nos resultados. Dentre elas, podemos citar:

  • Retenção em posto fiscal;

  • Acidentes;

  • Furtos ou roubos; e

  • Problemas mecânicos, entre outros.

Apesar de dificilmente serem previstos e causarem alguns transtornos, é possível minimizar os impactos desses incidentes sobre as operações. Nesse caso, algumas ações podem ser tomadas, como:

Ter sempre um plano B

Nenhum processo, por mais organizado que seja, deve ser considerado totalmente confiável. Logo, o ideal é sempre fazer uma avaliação dos riscos e criar soluções alternativas que podem ser colocadas em prática caso algo dê errado. Essa análise também ajuda a avaliar a probabilidade de alguns deles se concretizarem e quais seriam os impactos se isso de fato ocorrer.

Por exemplo, vale a pena planejar a disponibilidade de um veículo para a realização de transbordo de carga, caso o carro em atividade tenha algum problema mecânico. O mesmo serve para o caso da ocorrência de algum acidente que comprometa o trânsito: o ideal é ter uma rota alternativa, que permita sair do fluxo intenso e continuar realizando as entregas normalmente.

Fazer o monitoramento das entregas

Fazer o acompanhamento do status de cada entrega que está em curso, além de auxiliar o gestor a se antecipar a algumas situações (como uma alteração na rota, por exemplo), também permite que ações mais precisas sejam adotadas em tempo hábil.

Essa rapidez na tomada de decisão pode representar uma grande diferença ao lidar com ocorrências no transporte e minimizar seus impactos sobre os resultados.

Manter o cliente informado sobre o status do transporte

Uma vez que o monitoramento é aplicado, é possível tornar o processo de entregas mais transparente, permitindo que os clientes tenham conhecimento da situação dos seus pedidos. Isso é especialmente importante quando há alguma ocorrência que possa provocar atrasos, por exemplo.

Desenvolvendo rotas com a ajuda de um software

A implantação de um sistema voltado para a roteirização torna o processo ainda mais otimizado. Por mais que alguns gestores ainda acreditem que esse tipo de investimento gera custo para a empresa, é necessário ressaltar que eles fornecem vantagens que já podem ser percebidas em curto prazo, o que torna a relação custo-benefício altamente favorável. Dentre elas, é possível citar:

Centralização das informações

A utilização de um sistema de roteirização faz com que todas as informações referentes aos clientes estejam centralizadas em uma base de dados. Com isso, todos os dados necessários para a criação de uma rota ficam disponíveis automaticamente.

Maior agilidade no processo

Um sistema de planejamento de rotas conta com algoritmos de cálculos, que consideram diversas variáveis em um transporte. Assim, esses sistemas conseguem definir o percurso de maneira mais ágil e mais eficiente.

Redução de custos

Ela é alcançada por meio da agilidade na conclusão do processo, do aumento da produtividade e da redução do gasto com combustível, principalmente. Ou seja, além de receber todos os benefícios proporcionados pelo sistema para as operações, o gestor também recupera em pouco tempo o que foi investido para adotá-lo.

Automação dos cálculos dos custos que compõem o frete e redução do índice de erros

A roteirização automática considera os pedágios existentes nos percursos e também dimensiona o custo com combustível. Assim, é possível obter essas informações e utilizá-las para melhorar os processos logísticos sem que nenhuma equipe precise realizar esses cálculos de forma manual.

Uma das maiores vantagens disso é que qualquer processo manual é mais suscetível a erros. Quando se adota um sistema de roteirização, a maioria das rotinas passa a ser executada de forma automática, o que praticamente elimina o índice de erros e a necessidade de retrabalhos.

Maior confiabilidade e segurança das informações

A existência de uma base de dados centralizada e a automação dos processos tornam as informações mais confiáveis e seguras. Isso acontece, principalmente, pela redução do índice de erros e pela automatização das rotinas.

Melhor aproveitamento da mão de obra

Com o sistema desenvolvendo o processo de roteirização automaticamente, a equipe responsável por essa atividade pode ser direcionada para a realização de tarefas mais estratégicas, que agreguem valor ao resultado final e ajudem no alcance dos objetivos.

Dicas para aprimorar o processo de roteirização

Para ter um planejamento de rotas ainda mais eficiente, vale a pena aplicar algumas melhorias aos processos. Veja algumas dicas de como isso pode ser feito:

Faça um planejamento

planejamento é o ponto principal para que qualquer atividade possa proporcionar resultados satisfatórios. No que diz respeito à elaboração de rotas e melhor aproveitamento da frota de caminhões, vale a pena planejar e organizar melhor os pontos de entrega, dias e horários.

Separe as rotas por região

Ao organizar os roteiros de entrega, faça um agrupamento de todos os pontos de entrega que estão localizados mais próximos uns dos outros. Apesar de parecer uma dica óbvia, vale ressaltar que é preciso ter o cuidado de avaliar se há sobreposição entre uma rota e outra, fazendo com que um veículo tenha que percorrer um trajeto maior para realizar uma entrega que poderia ser feita por outro carro.

Comece pelo ponto mais distante ou crie uma rota de ida e volta

Uma das formas de tornar o fluxo de entregas mais eficiente é começar a roteirização pelo ponto mais distante do local de partida. A partir daí, os outros destinos vão sendo incluídos e agrupados, de acordo com a capacidade do veículo que será utilizado para a entrega.

Caso essa opção não seja viável, busque criar uma rota de ida e volta compatível com o seu negócio que contemple todos os pontos de destino. Dessa forma, é possível otimizar o transporte e evitar que o veículo retorne vazio, o que gera custos.

Utilize os maiores veículos disponíveis

A utilização de um veículo maior para realizar o transporte ajuda na redução do custo e ainda otimiza o tempo total das entregas.

Conte com meios de entrega alternativos

Quando um destino está bem distante do percurso contemplado pelas rotas, o ideal é verificar a possibilidade de utilizar um meio de entrega alternativo. Em muitos casos, o custo de um transporte dedicado (como carro ou moto, por exemplo), apesar de ser alto, é menor do que o que o desvio do trajeto pode causar.

Utilize a logística reversa para otimizar os custos

Caso sua empresa precise realizar coletas, como nos casos de trocas e devoluções, vale a pena analisar a implantação de um fluxo de logística reversa para aumentar o aproveitamento dos veículos que já estão rodando e reduzir o custo de transporte. Com isso, em vez de fazer com que o veículo retorne vazio para a empresa, o caminho é aproveitado considerando os pontos de coleta.

Otimize os processos por meio de análises e relatórios

A análise de relatórios e dos resultados obtidos nas operações permite que a estratégia adotada seja avaliada. Assim, é possível identificar as principais falhas e gargalos e quais ações precisam ser implantadas para corrigir esses problemas.

Nesse sentido, a utilização de indicadores de desempenho faz com que seja possível visualizar os resultados e se os recursos empregados são suficientes para alcançar as metas planejadas.

Existem diversos indicadores de transporte que podem ser utilizados para avaliar os processos e identificar a necessidade de mudança na estratégia de atuação. Os mais comuns são:

Nível de serviço de entregas

Esse indicador ajuda a identificar qual é o percentual de entregas realizadas dentro do prazo. O cálculo inclui a quantidade de dias desde a emissão do documento de entrega até a data em que o pedido é recebido pelo cliente. Para isso, é preciso estabelecer um prazo considerado como ideal em cada ponto de destino.

O nível de serviço de entregas é um bom ponto de partida para acompanhar os resultados, uma vez que é preciso avaliar os atrasos e suas possíveis causas para que as ações necessárias possam ser identificadas.

Índice de avarias e extravios

Toda avaria ou extravio de produto, independentemente de ocorrer interna ou externamente, impacta na satisfação dos clientes, além de elevar os custos. Isso porque esse tipo de ocorrência resulta na necessidade de retrabalho e no custo tanto de um novo produto quanto de reenvio.

Assim, é muito importante acompanhar esse indicador. Ele permite obter informações que podem ajudar a identificar a origem desses problemas e saber o que fazer para saná-los.

Custo de transporte

Acompanhar a incidência dos custos, seja de qual atividade for, é fundamental para manter a saúde financeira do negócio. Eles são necessários para manter as operações, mas, quando estão acima do ideal, comprometem a margem de lucro e pode levar a empresa a sofrer com prejuízos futuros.

Sendo assim, é preciso criar métricas de acompanhamento mais específicas, que ajudam a avaliar e sinalizar algum risco antes que ele se torne um problema. Vale a pena acompanhar:

  • Custo por produto;

  • Por rota;

  • Por cliente;

  • Por veículo;

  • Por quilômetro rodado.

Esse detalhamento permite identificar com maior precisão quais são os pontos que geram os maiores gastos, ajudando o gestor na elaboração de soluções que ajudem a alcançar a redução.

Índice de ociosidade da frota de caminhões

Quando elevada, essa métrica representa um problema para a empresa, que, por consequência, causa a elevação dos custos. Toda vez que um veículo fica parado aguardando entregas, ou em manutenção, existe um desperdício de recursos, visto que ele poderia ser utilizado para realizar entregas.

Calcular esse indicador por veículo ajuda a avaliar se há problemas com um determinado carro. No caso de veículos parados aguardando entrega, caso a incidência seja grande, vale a pena avaliar se sua frota não está maior do que o necessário para atender a operação.

Existem diversos indicadores que podem ser acompanhados para compreender uma operação. Porém, para que eles tenham um propósito e ajudem na tomada de decisão e no desenvolvimento de melhorias, é preciso tomar o cuidado de elaborar métricas que sejam coerentes com a estratégia do negócio. Caso contrário, são apenas números, que pouco informam e não são úteis.

Como se pode ver, um processo de distribuição de uma frota de caminhões é mais complexo do que se imagina. Para que ele seja eficiente e possa proporcionar os resultados que se esperam, é necessário considerar uma série de variáveis, além de ter o cuidado de planejar, acompanhar e melhorar todas as etapas relacionadas a ele.

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